摘要

2014年4月，我参加了某市质量技术监督局金质工程软件部署及适应性维护项目的实施，担任本项目的项目经理。该项目投资约915万元人民币，建设工期为6个月，该项目是为了促进各级质监机关向管理服务型转变，提高质量监督检验检疫执法的透明度，形成全国统一的质监大网络，促进质监系统执法电子化、信息化，为生产企业和外经贸企业带来更大的方便与效益，加大打击假冒伪劣的力度，更有效地规范市场经济秩序，促进社会主义市场经济的发展。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论信息系统项目建设过程中的项目的采购管理，包括编制采购计划、编制合同、招标、供方选择、合同管理、合同收尾等六个过程。

正文

2014年4月，我参加了某市质量技术监督局金质工程软件部署及适应性维护项目的实施，担任本项目的项目经理。该项目投资约915万元人民币，建设工期为6个月，该项目是为了在某市质监系统各单位统一部署由国家局下发的金质工程软件并对该软件进行适应性维护，促进各级质监机关向管理服务型转变，提高质量监督检验检疫执法的透明度，形成全国统一的质监大网络，促进质监系统执法电子化、信息化，为生产企业和外经贸企业带来更大的方便与效益，加大打击假冒伪劣的力度，更有效地规范市场经济秩序，促进社会主义市场经济的发展。该项目建设内容包括在市局中心机房建设配套本项目的服务器及存储系统、网络及安全系统、数据库软件、操作系统软件、防病毒软件、部署“金质工程”一期建设成果内各系统并针对该市特有情况和国家局出台的最新规定对本软件进行适应性维护，为各派出局、所及检测站点建设直连市局的数据专线，使各派出局、所及检测站点可以访问、共享此次金质工程软件部署、维护工作的建设成果，简化各单位办事流程。

由于本项目的顺利上线涉及到业务的考核，因此，本项目中，采购管理尤为重要。项目的采购管理，包括编制采购计划、编制合同、招标、供方选择、合同管理、合同收尾等六个过程。是从项目外采购所需的产品和服务的过程，通过流程化、标准化的采购管理和运作，运用高效合理的活动，可以达到降低成本、增加公司利润的目标。在本项目中，我作为项目经理除了对其余管理领域进行恪尽职守的管理外，特别对采购管理从如下几个方面进行了管理。

1.根据项目的实际情况，科学编制采购计划

编制采购计划是项目采购管理的第一步。我们可以通过采购计划，确定项目是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少、以及何时采购。在该项目中，除金质工程软件外所有软硬件产品都需我们外购。我们要采购的软件产品主要有：金质工程软件配套使用的操作系统、数据库、中间件等软件产品以及能方便地进行日常网络管理维护、网络及终端安全管理的软件产品等。而所需采购的硬件产品主要有服务器、存储设备、网络设备、不间断供电设备以及操作控制电脑等。我们以项目所需采购的产品为基础，科学地制订了一个较为完善的采购计划。该采购计划明确了采购产品清单、采购数量、采购方法和采购时间等重要信息。

2. 高度重视合同编制

为了保障外包采购的有效性，按时、高质量的获得外部产品和服务资源，必须高度重视采购合同的编制过程。在这个环节，我主要组织业务部门专家，通过头脑风暴的方式并参考公司以往成熟的采购合同来准备本项目的合同编制过程中的采购文档及评标标准。由于本项目技术方案基本确定，故采购文档的主要目标便是向潜在的供应商征集产品报价，同时以此了解供应商对我方所需产品及服务的理解程度，我们结合本项目的整体技术方案和国家局技术中心发布的金质工程软件运行环境要求，作为供应商编制方案报价的输入，也为评估的精确程度提供了依据。在制定合同采购文档的同时，制定了对投标书的评级和打分评估标准，提出了对供应商的各方面能力的明确要求。

3. 精心组织招标活动

商务标由公司商务部统一处理，我们从项目成本角度协助参与。我作为项目经理，重点关注技术标部分的独立评估，我采用加权系统作为供应商选择的工具和技术，组织专家从几个维度来考虑供应商的技术维度的适合程度，将不同的评价标准设定不同的权重。第一，供应商的技术实力；第二，对我方需求的理解程度；第三，现场响应速度及售后维护服务；第四，供应商在业界的口碑。在几个细项中，我将供应商的技术实力、对我方需求的理解程度，以及现场响应速度及售后维护服务设置了比较高的权重，以保证合作供应商的综合能力，避免因供应商能力不足而不能满足项目整体进度及质量的要求。组织公司专家库专家通过技术标的比选背靠背打分的方式，客观给出各个投标供应商的技术能力评分，结合商务报价，最终选出若干合格的供应商作为本项目的产品供货合作伙伴。

4.对产品供方进行评估，以选择最佳供方。

招投标活动结束后，我们下一步要做的就是选择合适的供货方，实施项目的产品采购。经过市场调研和多方询价，有人提出使用盗版软件的建议。但我认为：使用盗版软件虽然能省下巨额的项目成本，但它也给项目埋下了巨大的风险：一是软件的安全性和稳定性无法得到保证；二是如果被相关公司发现并予以起诉，后果更加严重；三是合同要求我方所***品必须为正版产品，违背合同规定的责任是我方所无法承受的。所以，我们决定购买正版的产品。对于硬件产品，市面上的服务器和PC的架构主要有intel和amd两大供应商体系。我们决定选用intel的产品，因为intel体系的产品在业界口碑更好，工作能耗、效率、速度和稳定性优于AMD的对应产品。国内的服务器提供商有多家，如戴尔、惠普、联想、曙光等。经过询价和技术实力对比，我们决定选用曙光的服务器产品。其原因是：曙光产品的性价比较高，技术实力特别雄厚，另一个因素是客户方也倾向于采购国产品牌。

5.严格执行合同管理的规章制度，通过流程保证双方权利。

合同管理包括对合同关系应用适当的项目管理过程并将这些过程的输出集成到整个项目的管理中。在各供货商履约供货的过程中，我同步推进着绩效监控和质量控制活动，我及时发现该市开始了大规模的道路改造工程，而项目实施现场大多位于改造路段附近，交通受阻严重，虽然各供应商都按合同约定的时间开始了供货，但是受交通条件影响，部分产品出现了未能按期到场的情况。我立刻小幅调整项目实施计划、主动采取多种有效的纠偏措施，将该现状所造成的不利影响降到了可以忽略的程度。鉴于这一现象是因不可抗拒力而产生，并非供货商故意不按合同履约，且未对项目正常实施造成过重的拖累，我在与各方干系人充分沟通协商并取得各方谅解后按照合同管理流程通过变更控制委员会为各供货商办理了供货延期的相应变更手续，为其按合同结算货款提供了方便，保障了供货商的合法权益。

6.完善合同收尾过程。

合同收尾的工具和技术有采购审计和合同档案管理系统。各供货商完成供货义务，所***品品牌、型号、数量、质量、价格等要素得到了我公司采购部门和质量管理部门的一直认可，并由项目部人员接收用于本项目的安装实施工作。项目即进入了合同收尾阶段，在这个阶段里，我们组织公司有关部门和人员进行了采购审计活动，详细检查分析了我所组织实施的采购管理的各个环节，肯定了我的成功之处，也找出了一些做的不够细致的地方，形成审计报告后更新入组织过程资产，供未来项目参考改进。

经过我们团队的不懈努力，历时6个月，本项目终于在当年国庆节前通过了建设单位组织的项目最终验收，它的成功得益于我成功的采购管理。在后续的学习和工作中，我将不断的充电学习，多多和同行进行交流，提升自己的业务和管理水平，力争为我国信息化建设做出自己的贡献。